Schatten-KI, auch Shadow AI genannt, bezeichnet die Nutzung von KI-Werkzeugen durch Beschäftigte für dienstliche Aufgaben, ohne dass die Büroleitung oder die IT davon weiß oder die Nutzung freigegeben hat. Für Planungsbüros ist das ein Risiko, weil dabei Projekt- und Auftraggeberdaten unkontrolliert an externe Dienste gelangen können.
Gemeint sind meist frei verfügbare Chatbots und Schreibassistenten, die Mitarbeitende über private Konten oder auf dem Smartphone nutzen. Anlass ist selten böser Wille. Die Werkzeuge sparen Zeit beim Zusammenfassen, Formulieren oder Übersetzen, und wo das Büro keine eigene Lösung anbietet, greifen Beschäftigte zur eigenen.
Die Bitkom-Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus dem Jahr 2025 zeigt, wie verbreitet das ist: Rund vier von zehn Unternehmen gehen davon aus, dass Beschäftigte private KI-Tools nutzen. In 8 Prozent ist das nach eigener Einschätzung weit verbreitet. Gleichzeitig hatten erst 23 Prozent der Unternehmen Regeln für den Umgang mit KI-Tools aufgestellt (Quelle: Bitkom, 2025).
Schatten-KI ist die Fortsetzung der Schatten-IT. Der Unterschied liegt im Weg der Daten: Es muss nichts installiert werden. Es genügt, Text oder Dateien in ein Eingabefeld zu kopieren, und die Informationen verlassen das Büro. Dazu kommt, dass die Ergebnisse unmittelbar in Arbeitsergebnisse einfließen. Welche Technik dahintersteckt, erklärt der Artikel zum Large Language Model (LLM).
Die KI-Verordnung der EU verpflichtet Betreiber von KI-Systemen in Artikel 4 dazu, die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten zu fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau schreibt die Regelung nicht vor. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, solche Maßnahmen zu dokumentieren. Schulung und klare Regeln sind damit auch ein rechtlich sinnvoller Schritt.
Für Sie als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer eines Planungsbüros liegt das Risiko in der Vertraulichkeit. Leistungsverzeichnisse, Honorarangebote, Bauherrendaten und Planungsstände unterliegen oft Geheimhaltungspflichten aus dem Vertrag mit dem Auftraggeber. Werden solche Inhalte in einen privaten KI-Dienst eingegeben, fehlt in der Regel eine vertragliche Grundlage nach der DSGVO, etwa eine Auftragsverarbeitung, sobald personenbezogene Daten enthalten sind. Zudem lässt sich später kaum nachvollziehen, welche Daten wohin gelangt sind.
Wirksam sind drei Schritte: eine kurze, verständliche Richtlinie, ein freigegebenes Werkzeug als Alternative zur privaten Nutzung und eine Schulung der Mitarbeitenden. Ein Verbot allein wird in der Praxis häufig umgangen. Auch das Thema Security Awareness gehört in diese Schulung.
Für die Cyberversicherung ist relevant, dass ein Datenabfluss durch unkontrollierte Werkzeuge als Datenschutzverletzung zu bewerten sein kann. Ob und in welchem Umfang Versicherungsschutz besteht, hängt vom Bedingungswerk, den vereinbarten Obliegenheiten und möglichen Ausschlüssen ab. Klare Regeln und Nachweise über Schulungen helfen im Beratungsgespräch.
In einem fiktiven Architekturbüro soll eine Mitarbeiterin kurzfristig ein umfangreiches Leistungsverzeichnis zusammenfassen. Sie kopiert den Text samt Preisen und Bauherrennamen in einen kostenlosen Chatbot, den sie privat nutzt. Das Ergebnis ist brauchbar, und die Abgabefrist ist gerettet.
Zwei Monate später fragt der Auftraggeber im Rahmen einer Prüfung nach dem Umgang mit vertraulichen Unterlagen. Die Büroleitung stellt fest, dass es weder eine Regel noch ein freigegebenes Werkzeug gibt. Sie führt daraufhin eine Richtlinie ein, bietet einen geprüften KI-Zugang an und schult das Team.
Ja. Schatten-KI ist die deutsche Bezeichnung für Shadow AI. Beide Begriffe stehen für KI-Nutzung im Unternehmen ohne Wissen oder Freigabe der Verantwortlichen.
Eingegebene Inhalte werden an einen externen Anbieter übermittelt. Enthalten sie personenbezogene Daten oder vertrauliche Auftraggeberinformationen, fehlt ohne Vertrag mit dem Anbieter häufig die rechtliche Grundlage dafür.
Am verlässlichsten hilft ein offenes Gespräch im Team. Fragen Sie, welche Werkzeuge genutzt werden und wofür, ohne Schuldzuweisung. Ergänzend können Sie prüfen, welche Dienste im Büronetz aufgerufen werden.
Meist nicht. Ein Verbot ohne Alternative führt oft dazu, dass die Nutzung im Verborgenen weiterläuft. Besser ist eine Kombination aus Regeln, einem freigegebenen Werkzeug und Schulung.