Die Umstandsmeldung ist die Meldung konkreter Umstände an den D&O-Versicherer während der Vertragslaufzeit, die eine Inanspruchnahme einer versicherten Person hinreichend wahrscheinlich machen. Wird ein Anspruch innerhalb der vereinbarten Frist erhoben, gilt er als zum Zeitpunkt der Meldung erhoben.
Nach dem Claims-made-Prinzip ist der Vertrag zuständig, in dessen Laufzeit ein Anspruch erstmals erhoben wird. Oft zeichnet sich ein Anspruch aber lange vorher ab, etwa durch einen Prüfbericht, einen Streit unter Gesellschaftern oder ein Anwaltsschreiben ohne konkrete Forderung. Endet der Vertrag in dieser Phase, droht eine Lücke. Der alte Vertrag greift dann nur noch über eine Nachmeldefrist, die oft entfällt, wenn ein Anschlussvertrag besteht. Ein neuer Versicherer schließt bekannte Umstände aus. Die Umstandsmeldung verhindert das, indem sie den späteren Anspruch dem laufenden Vertrag zuordnet.
Nach den GDV-Musterbedingungen gilt:
In der Praxis sollte die Meldung möglichst genau beschreiben, welche Personen betroffen sind, welche Pflichtverletzung im Raum steht, wer Ansprüche stellen könnte und welcher Schaden droht. Je konkreter sie ist, desto sicherer lässt sich ein späterer Anspruch zuordnen. Die Umstandsmeldung ist ein Recht, keine Pflicht. Wer sie unterlässt, verliert aber unter Umständen den Schutz für diesen Sachverhalt, besonders beim Wechsel des Versicherers. Dort entscheiden die Kenntnisausschlüsse und das Kontinuitätsdatum des neuen Vertrags, ob bekannte Umstände noch versichert sind.
Abgrenzung:
Synonyme: Notice of Circumstances, vorsorgliche Meldung.
Melden Sie konkrete Hinweise auf mögliche Ansprüche spätestens vor jedem Vertragsende und vor jedem Versichererwechsel. Achten Sie dabei auf Prüfberichte, Konflikte mit Gesellschaftern, Hinweise von Behörden und Kündigungen von Führungskräften. Beschreiben Sie Sachverhalt, Personen und möglichen Schaden so genau wie möglich. Bewahren Sie einen Nachweis über den Zugang beim Versicherer auf. Wie Ihre D&O-Versicherung die Umstandsmeldung regelt, steht im Bedingungswerk.
Nach einem Gesellschafterwechsel lässt der neue Mehrheitsgesellschafter eines Ingenieurbüros die Vergabe von Nachunteraufträgen prüfen. Der Prüfbericht im November nennt überhöhte Preise bei einem Nachunternehmer, mit dem der Geschäftsführer privat befreundet ist. Die D&O endet zum Jahresende und wird durch einen neuen Vertrag ersetzt. Im Juli des Folgejahres verlangt die GmbH 120.000 Euro vom Geschäftsführer.
Haftungsseite: Hat der Geschäftsführer ohne Vergleichsangebote zu überhöhten Preisen vergeben, kommt eine Haftung nach § 43 GmbHG in Betracht.
Deckungsseite: Hat der Geschäftsführer den Prüfbericht im Dezember beim bisherigen Versicherer als Umstand gemeldet, gilt der Anspruch als im alten Vertrag erhoben. Ohne Meldung hilft der alte Vertrag nur, wenn er eine Nachmeldefrist enthält, die auch beim Versichererwechsel gilt. Viele Bedingungswerke lassen sie in diesem Fall entfallen. Der neue Versicherer kann den bekannten Sachverhalt ausschließen. In beiden Fällen prüft der Versicherer zudem, ob eine wissentliche Pflichtverletzung vorliegt.
Die Meldung konkreter Hinweise auf einen möglichen Anspruch an den Versicherer, bevor der Anspruch erhoben ist. Ein späterer Anspruch wird dann dem laufenden Vertrag zugeordnet.
Nach den GDV-Musterbedingungen ist die Umstandsmeldung ein Recht. Wer sie unterlässt, riskiert aber eine Lücke, wenn der Vertrag endet oder der Versicherer wechselt.
Konkrete Angaben zum Sachverhalt, zu den betroffenen Personen, zur möglichen Pflichtverletzung und zum drohenden Schaden. Allgemeine Risikobeschreibungen reichen nicht.
Grundsätzlich bis zum Vertragsende. Kündigt der Versicherer, ist eine Meldung noch innerhalb einer vereinbarten Frist danach möglich.
Der spätere Anspruch muss innerhalb der im Vertrag vereinbarten Frist erhoben werden. Danach gilt die Zuordnung zum alten Vertrag nicht mehr.