Forderungsausfallversicherung für Architekt:innen & Ingenieur:innen – Schutz vor unbezahlten Honoraren

Bleibt ein Honorar aus, fehlt sofort Liquidität – für Personal, Miete, Software, Projekte. Die wirtschaftlichen Folgen treffen Architekturbüros meist unvorbereitet. Anders als große Generalplaner verfügen kleinere Büros selten über Reserven oder Kreditlinien.

Gerade bei langfristigen Projekten ist das Risiko hoch: Bauverzögerungen, Insolvenzen oder verspätete Freigaben sorgen dafür, dass Rechnungen liegenbleiben.

Praxisbeispiel: Ein mittelgroßes Architekturbüro aus Hamburg plant eine Wohnanlage. Nach der Insolvenz des Bauträgers bleibt die Schlussrechnung über 180.000 Euro offen. Das Ergebnis: ein Jahresverlust, der das Büro zwingt, zwei Mitarbeitende zu entlassen – trotz voller Auftragsbücher.

Definition: Forderungsausfall bezeichnet das Ausbleiben einer vertraglich geschuldeten Zahlung durch den Auftraggeber infolge von Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit.

Forderungsausfälle bedrohen also nicht nur das Ergebnis – sie gefährden die Existenz.

Der erste Schutz entsteht nicht durch eine Police, sondern durch Papier – genauer gesagt: durch saubere Verträge. Wer klare Zahlungsfristen, Abschlagsregelungen und Sicherheiten definiert, schafft Planbarkeit und beugt Streitigkeiten vor.

Zahlungsfristen und Fälligkeiten sollten stets schriftlich fixiert werden. Vereinbaren Sie Abschlagszahlungen nach Projektfortschritt, fordern Sie Anzahlungen bei Projektstart und prüfen Sie bei größeren Bauherren Bankbürgschaften.

Moderne Buchhaltungssoftware – etwa Lexoffice, SevDesk oder DATEV Unternehmen Online – überwacht Zahlungseingänge automatisch. So erkennen Sie Risiken, bevor sie eskalieren.

Wichtige Bausteine:

• Zahlungsfristen und Fälligkeiten klar vereinbaren
• Abschlagszahlungen nach Projektfortschritt festlegen
• Anzahlungen oder Bürgschaften als Sicherheit nutzen
• Rechnungs-Tracking digitalisieren
• Regelmäßige Berichte an Auftraggeber senden

Tipp: Nutzen Sie Vorlagen Ihrer Architektenkammer oder Bauvorlageberechtigung-Regelungen als Orientierung für rechtssichere Vertragsgestaltung.

Ein professionelles Mahnwesen ist kein Zeichen von Misstrauen, sondern von Organisation. Wer seine Fristen kennt und Eskalationsstufen klar definiert, wahrt Ansprüche – und zeigt Haltung.

In der Praxis hat sich ein dreistufiges System bewährt: eine erste freundliche Erinnerung, eine zweite Mahnung mit Hinweis auf Verzug und Gebühren, schließlich die letzte Aufforderung mit Androhung rechtlicher Schritte.

Der Ton macht die Musik: Sachlich, bestimmt, respektvoll. Wer professionell mahnt, bleibt im Recht – und im Gespräch.

Bevor ein Auftrag unterschrieben wird, lohnt sich ein Blick hinter die Kulissen des Auftraggebers. Eine Bonitätsprüfung ist der effektivste Schutz vor späterem Ärger.

Über Anbieter wie Creditreform, Schufa oder Bürgel können Architekt:innen Auskünfte zur Zahlungsfähigkeit potenzieller Kunden einholen. Auch Insolvenzregister oder Handelsregistereinträge liefern wertvolle Hinweise.

Checkliste Bonitätsprüfung:

• Wirtschaftsauskunft über Creditreform/Schufa einholen
• Insolvenzbekanntmachungen prüfen
• Bonität bei langen Projekten regelmäßig aktualisieren
• Ergebnisse dokumentieren und archivieren

Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten trennt eine gute Bonitätsprüfung profitable Aufträge von riskanten Experimenten.

Forderungsausfälle lassen sich nicht immer verhindern – aber absichern. Verschiedene Instrumente stehen zur Verfügung, je nach Projektgröße, Kundenstruktur und Risikobereitschaft.

Die Forderungsausfallversicherung ersetzt ausgefallene Honorare und übernimmt Inkassokosten. Factoring verkauft Forderungen an ein Finanzinstitut, das sofort Liquidität schafft. Bürgschaften sichern Verträge ab, insbesondere bei öffentlichen oder großen Bauherren.

Oft ist die beste Lösung eine Kombination: Versicherung für den Ernstfall, Factoring für den Cashflow. 

Wenn Auftraggeber nicht zahlen können oder wollen, greift die Forderungsausfallversicherung. Sie ersetzt das Honorar, deckt Inkassokosten ab und bewahrt die Liquidität.

Versichert sind sowohl Insolvenz als auch Zahlungsunwilligkeit oder politische Risiken im Auslandsgeschäft. Voraussetzung ist in der Regel eine Bonitätsprüfung und die Abtretung der Forderung an den Versicherer.

Definition: Eine Forderungsausfallversicherung deckt den Ausfall von Forderungen durch Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit des Schuldners ab und ersetzt das vereinbarte Honorar.

Besonders wertvoll ist diese Absicherung, wenn einzelne Großkunden einen erheblichen Anteil des Jahresumsatzes ausmachen. Ein Zahlungsausfall würde sonst das Fundament des Büros erschüttern.

Bürgschaften und Factoring sind zwei Seiten derselben Medaille – die eine schafft Sicherheit, die andere Liquidität.

Eine Bürgschaft ist die klassische Sicherheitsleistung: Der Auftraggeber hinterlegt sie in Form einer Vertrags-, Anzahlungs- oder Gewährleistungsbürgschaft. Das schützt beide Seiten. Beim Factoring verkauft das Büro seine Forderungen – entweder offen (der Schuldner wird informiert) oder still (Diskretion bleibt gewahrt).

Typische Formen:

• Vertragserfüllungsbürgschaft – sichert die Vertragserfüllung
• Anzahlungsbürgschaft – schützt geleistete Vorauszahlungen
• Gewährleistungsbürgschaft – deckt Mängelansprüche
• Offenes Factoring – Schuldner wird informiert
• Stilles Factoring – bleibt vertraulich

Gerade kleinere Büros profitieren von Factoring: stabile Liquidität, weniger Papierarbeit, kein Warten auf späte Zahlungen.

Für Einzelkämpfer:innen und kleine Teams ist konsequentes Forderungsmanagement überlebenswichtig. Schon eine unbezahlte Rechnung kann die Bilanz kippen.

Automatisierte Mahnläufe helfen, Kleinbeträge nicht unter den Tisch fallen zu lassen. Eine Kreditversicherung oder Factoring-Lösung kann auch bei wiederkehrenden Aufträgen den Rücken stärken.

Praktische Empfehlungen:

• Kleinbeträge sofort anmahnen
• Kreditversicherung prüfen
• Factoring bei Stammkunden erwägen
• Digitale Buchhaltung nutzen
• Netzwerke pflegen und Erfahrungen austauschen

Wer früh handelt, sichert seine Zukunft – und vermeidet, dass finanzielle Schieflagen zur Routine werden. 

Eine gesetzliche Pflicht zur Forderungsausfallversicherung besteht nicht. Architekt:innen und Ingenieur:innen entscheiden selbst, ob sie das Risiko absichern. Pflicht sind allerdings ordnungsgemäße Buchführung und ein funktionierendes Mahnwesen – ohne sie lassen sich Forderungen nicht rechtssicher durchsetzen.

Öffentliche Auftraggeber verlangen zudem oft Nachweise über Sicherheiten oder Vertragsabwicklung. Wer hier vorbereitet ist, punktet im Vergabeverfahren.

FAQ

• Muss ich eine Forderungsausfallversicherung abschließen?
  Nein, sie ist freiwillig – aber in vielen Fällen wirtschaftlich sinnvoll.
• Was ist gesetzlich vorgeschrieben?
  Ein korrektes Mahnwesen und eine Buchhaltung nach HGB, damit Forderungen im Streitfall durchgesetzt werden können.

Fazit: Keine Versicherungspflicht – aber Pflicht zur Professionalität.

Wenn eine Rechnung überfällig ist, zählt jede Stunde. Jetzt heißt es: handeln, dokumentieren, absichern.

Setzen Sie Fristen schriftlich, sammeln Sie Nachweise und Korrespondenz, informieren Sie frühzeitig Ihre Versicherung. Ein Fachanwalt für Forderungsmanagement kann helfen, rechtliche Schritte zu prüfen oder eine außergerichtliche Einigung zu erreichen.

Vorgehen im Schadensfall:

1. Schriftliche Mahnung mit Fristsetzung
2. Alle Dokumente sichern
3. Versicherung informieren
4. Fachanwalt konsultieren
5. Vergleich oder Klage prüfen

Praxisbeispiel international:

Ein Architekturbüro aus München plante ein Hotelprojekt in Wien. Nach Insolvenz des Bauträgers griff die internationale Forderungsausfallversicherung – das Honorar wurde binnen sechs Wochen ersetzt.

Digitalisierung ist kein Trend, sondern die logische Antwort auf Komplexität. Digitale Systeme machen Forderungsmanagement effizient, transparent und sicher.

Moderne Software überwacht Zahlungsflüsse in Echtzeit, erinnert automatisch an Fälligkeiten und integriert sich in Buchhaltung oder Projektsteuerung. Schnittstellen zu Versicherern und Inkassodiensten verkürzen Reaktionszeiten enorm.

Digitale Werkzeuge:

• Buchhaltungssoftware mit Mahnmodul
• Automatisierte Inkassoschnittstellen
• Liquiditätsreporting in Echtzeit
• Zentrale Erfassung aller Zahlungsdaten

Wer seine Prozesse digitalisiert, schafft sich Zeit für das Wesentliche: Architektur.

Die Forderungsausfallversicherung schützt das eigene Honorar – sie deckt keine Schäden Dritter. Berufshaftpflicht und Betriebshaftpflicht dagegen sichern Planungsfehler oder Sach- und Personenschäden ab.

Eine klare Trennung dieser Versicherungen verhindert doppelte Beiträge und gefährliche Lücken. Idealerweise ergänzen sie sich zu einem stabilen Schutzsystem für jedes Architekturbüro.

Forderungen sind nur so stark wie ihre rechtliche Basis. Für Architekt:innen ergibt sich diese aus einer Kombination von HOAI, BGB und HGB. Die Honorarordnung für Architekt:innen und Ingenieur:innen legt fest, wann eine Leistung als abgeschlossen gilt – das ist entscheidend für die Fälligkeit.

Nach § 641 BGB wird die Vergütung fällig, sobald das Werk abgenommen ist. Bei Abschlagszahlungen greifen § 632a BGB und § 15 HOAI. Für das Mahnwesen wiederum gelten handelsrechtliche Pflichten aus dem HGB: Jede Rechnung muss nachvollziehbar dokumentiert, gebucht und im Zweifel beweisbar sein.

Öffentliche Auftraggeber verlangen außerdem häufig Sicherheitsleistungen nach VOB/B. Wer diese Rechtsgrundlagen kennt und vertraglich sauber abbildet, kann Forderungen nicht nur schneller stellen, sondern auch rechtssicher eintreiben.

Viele Architekt:innen und Ingenieur:innen planen längst nicht mehr nur national. Projekte in Österreich, der Schweiz oder anderen EU-Ländern bringen neue Chancen – aber auch neue Risiken.

Zahlungsverhalten, Rechtslage und Währungsrisiken unterscheiden sich deutlich. In der Schweiz greifen etwa andere Insolvenzregelungen; in Österreich können Mahnverfahren schneller, aber kostenintensiver sein.

Praxisbeispiel:

Ein Berliner Architekturbüro plante ein Bürogebäude in Zürich. Der Bauherr geriet in finanzielle Schwierigkeiten – die internationale Forderungsausfallversicherung deckte nicht nur das Honorar, sondern auch die Inkassokosten im Ausland.

Hier lohnt sich der Blick auf Versicherer mit internationalem Netzwerk, z. B. Euler Hermes, Atradius oder VHV. So lassen sich Inkassoprozesse grenzüberschreitend abwickeln – effizient und rechtskonform.

Im Generalplaner-Modell haften Büros nicht nur für eigene, sondern auch für Leistungen von Subplanern. Gerät der Bauherr in Zahlungsverzug, steht der Generalplaner zwischen den Fronten: Die Subplaner fordern ihr Honorar, doch das Geld vom Auftraggeber fehlt.

Hier hilft ein abgestimmtes Vertrags- und Forderungsmanagement. Zahlungen sollten über Treuhandkonten oder abgestufte Zahlungspläne abgesichert werden. Auch spezielle Versicherungskonzepte für Generalplaner berücksichtigen das Risiko von Forderungsausfällen innerhalb der Planungskette.

Praxisbeispiel:

Ein Generalplaner aus Köln integrierte eine Honorarabsicherung in seine Subplaner-Verträge. Als der Auftraggeber zahlungsunfähig wurde, griff die Forderungsausfallversicherung und schützte alle beteiligten Planer.

So schützt man nicht nur das eigene Büro, sondern auch die Partner:innen, mit denen man komplexe Projekte realisiert.

Architektur ist Verantwortung – für Räume, für Menschen, für wirtschaftliche Stabilität. Forderungsmanagement klingt trocken, ist aber das Rückgrat unternehmerischer Freiheit.

Wer Risiken erkennt, Verträge klug gestaltet und digitale Werkzeuge nutzt, schützt nicht nur sein Honorar, sondern auch sein kreatives Potenzial. Eine Forderungsausfallversicherung für Architekt:innen und Ingenieur:innen ist dabei mehr als eine Police: Sie ist ein Sicherheitsnetz für jene Momente, in denen selbst solide Planung nicht vor Insolvenz schützt.

Am Ende gilt: Gute Architektur braucht gute Absicherung. Denn wer Planung ernst nimmt, sollte sein Einkommen nicht dem Zufall überlassen.