Schadenmeldung für Architekt:innen & Ingenieur:innen – Fristen, Ablauf & Tipps vom Fachmakler

Eine Schadenmeldung ist die offizielle Mitteilung eines Versicherungsfalls an den Versicherer – sie löst den gesamten Prüfungs- und Regulierungsvorgang aus. Erst wenn der Schaden gemeldet ist, kann der Versicherer prüfen, ob und in welchem Umfang Versicherungsschutz besteht.

Gerade für Architekt:innen und Ingenieur:innen ist sie mehr als nur Formalität. Sie ist der entscheidende Schritt, um den eigenen Versicherungsschutz zu wahren. Eine präzise Beschreibung des Hergangs, Datums und der Beteiligten bildet die Grundlage jeder Deckungsentscheidung. Nur wenn die Versicherung den Fall eindeutig zuordnen kann, lässt sich die Haftung klären.

Praxisbeispiel:

Ein Ingenieurbüro meldete einen Schaden sofort, dokumentierte alles sauber – und erhielt binnen Tagen die Zusage zur Regulierung. Das Gegenbeispiel? Eine verspätete Meldung, unvollständige Unterlagen – und monatelanger Stillstand.

Eine Schadenmeldung zeigt also nicht nur den Versicherungsfall an, sie ist der Schlüssel zur fairen Regulierung.

Zeit ist hier mehr als Geld – sie ist Versicherungsschutz.

In den meisten Policen gilt das Verstoßprinzip: Entscheidend ist der Zeitpunkt, an dem der Fehler (der Verstoß) passiert – nicht, wann der Schaden entdeckt wird.

Deshalb: Der Schaden muss in der Regel innerhalb von 3 bis 7 Tagen gemeldet werden, bei bestimmten Sparten sogar innerhalb von 48 Stunden. Eine verspätete Meldung kann Leistungskürzungen oder sogar den vollständigen Verlust des Anspruchs bedeuten.

Für Architekt:innen und Ingenieur:innen gilt: Jede Pflichtverletzung oder Schadensandrohung sollte unverzüglich gemeldet werden – am besten schriftlich und mit Zustellnachweis. In der Berufshaftpflicht ist die einwöchige Frist Standard.

Wer früh meldet, schafft Vertrauen und Transparenz – und verbessert seine Position im Streitfall erheblich.

Die effizienteste und sicherste Form der Schadenmeldung ist heute digital.

Online-Formulare, Maklerportale, Versicherungsapps oder die klassische Email sparen Zeit und minimieren Rückfragen.

So läuft der Prozess idealerweise ab:

1. Schaden dokumentieren: Fotos, Skizzen, Zeugenberichte und Notizen sichern.
2. Digitale Meldung ausfüllen: Alle Felder vollständig und nachvollziehbar ausfüllen.
3. Schadennummer notieren: Sie ist der Schlüssel zur späteren Kommunikation.
4. Unterlagen hochladen: Pläne, Verträge, Gutachten, Rechnungen.
5. Rückfragen beantworten: Innerhalb von 24 Stunden reagieren.
6. Status prüfen: Viele Portale bieten heute eine Online-Statusanzeige.

Alternativ ist die Schadenmeldung über einen Versicherungsmakler mit persönlichen Ansprechpartnern eine der verlässlichsten und schnellsten Mathoden.

Beispiel: Ein Bauingenieur digitalisierte seinen gesamten Prozess – vom Handyfoto bis zur Meldung im Portal. Zwei Tage später kam die Deckungszusage. Geschwindigkeit und Struktur zahlen sich aus.

Tipp: In vielen Berufshaftpflicht-Policen ist die HOAI-Leistungsphase relevant, in der der Fehler passiert ist. Gib sie in der Beschreibung an – das erleichtert die Deckungsprüfung.

Grundsätzlich gilt: Der Verursacher meldet – also derjenige, dessen Versicherung den Schaden regulieren soll.

Der Geschädigte darf allerdings selbst aktiv werden und seine Ansprüche direkt an die Gegenseite richten.

Im beruflichen Kontext sollten Architekt:innen und Ingenieur:innen immer selbst melden, auch wenn sie nicht sicher sind, ob sie tatsächlich haften. Eine vorsorgliche Meldung schadet nie – im Gegenteil, sie sichert den Schutz.

Häufige Fragen dazu:

• Wer meldet den Schaden bei der Haftpflicht?
  Immer der Verursacher an seine eigene Versicherung.
• Kann der Geschädigte selbst melden?
  Ja, er kann Ansprüche direkt an die Gegenseite richten.
• Was tun bei Unklarheiten?
  Beide Seiten informieren und sich die Meldung schriftlich bestätigen lassen.

Nicht jeder Schaden wird reibungslos reguliert. Wenn die Versicherung Leistungen ablehnt, gilt: systematisch reagieren, nicht emotional.

Die häufigsten Gründe für Ablehnungen sind verspätete Meldungen, fehlende Nachweise oder grob fahrlässiges bzw. vorsätzliches Verhalten. Wer in dieser Phase professionell agiert, kann die Entscheidung oft noch drehen.

So gehst du vor:

1. Ablehnungsgrund prüfen – Schreiben sorgfältig ablegen.
2. Widerspruch einlegen – innerhalb der Frist, schriftlich und begründet.
3. Fachanwalt oder Makler einschalten – sie kennen Argumentationsmuster und rechtliche Spielräume.
4. Nachweise bündeln – Fotos, Gutachten, E-Mails.
5. Schriftverkehr dokumentieren – jede Reaktion zählt.

Ein Architekt erhielt zunächst eine Ablehnung wegen vermeintlicher Fristversäumnis. Sein Makler konnte durch E-Mail-Logs belegen, dass alles rechtzeitig erfolgt war – der Schaden wurde übernommen.

Planungsfehler, Bauüberwachungsfehler, Kommunikationslücken – die Klassiker im Berufsalltag.

Wer hier betroffen ist, sollte sofort melden, auch wenn noch kein Anspruch gestellt wurde. Schon die Androhung einer Forderung ist meldepflichtig.

Ein beruflicher Schaden liegt vor, wenn durch eine berufliche Tätigkeit ein Vermögensschaden entsteht – etwa durch falsche Berechnungen oder Versäumnisse bei der Bauüberwachung. Diese Fälle sind über die Berufshaftpflichtversicherung abgedeckt.

Definition: Ein beruflicher Schaden ist ein Vermögensschaden aus der beruflichen Tätigkeit (z. B. Planungsfehler, Bauüberwachungsfehler), der über die Berufshaftpflichtversicherung gedeckt ist.

Auch bei der Bauvorlageberechtigung kann ein Planungsfehler haftungsrelevant werden – besonders, wenn HOAI-Leistungsphasen 4–5 betroffen sind.

Ein spezialisierter Versicherungsmakler ist in der Schadenmeldung weit mehr als nur Vermittler – er ist strategischer Partner.

Er übernimmt die Kommunikation mit dem Versicherer, prüft Unterlagen, verhandelt über Deckung und sorgt für saubere Dokumentation.

Fachmakler kennen die typischen Schadensszenarien – von der fehlerhaften Statik über Bauverzögerungen bis zu Haftungsstreitigkeiten – und wissen, wie sie mit Versicherern sprechen müssen.

Tipp: Die Schadenmeldung beim Makler gilt bereits als qualifizierte Schadenmeldung, als wäre sie beim Versicherer eingegangen.

Die meisten Probleme entstehen nicht durch den Schaden selbst, sondern durch das Verhalten danach.

1. Selbstständige Schuldanerkenntnis: Vorsorgliche Meldung beim Makler oder Versicherer, ohne Schuldanerkenntnis
2. Verspätete Meldung: sofortige Anzeige per Mail mit Zeitstempel senden.
3. Fehlende Belege: Fotos und Rechnungen direkt sichern.
4. Eigenmächtige Reparaturen: niemals ohne Rücksprache mit dem Versicherer.
5. Unklare Kommunikation: alles schriftlich bestätigen lassen.
6. Unvollständige Angaben: Checkliste oder Makler-Template nutzen.

Ein Bauleiter ließ Schäden eigenständig beheben – die Versicherung zahlte nicht. Ein kurzer Anruf hätte gereicht, um das zu vermeiden.

Im Schadensfall trennt sich die Spreu vom Weizen: Wer weiß, was zu tun ist, behält die Kontrolle.

Eine frühzeitige, vollständige und dokumentierte Schadenmeldung ist der wichtigste Baustein des Versicherungsschutzes – sie entscheidet, ob Regulierung oder Risiko folgt.

Architekt:innen und Ingenieur:innen, die digital melden, Fristen einhalten und auf spezialisierte Makler setzen, sind im Vorteil.

Denn sie verbinden Fachkenntnis mit Struktur – und das ist im Versicherungsfall Gold wert.