Ein faktischer Geschäftsführer ist eine Person, die ohne formale Bestellung tatsächlich in erheblichem Umfang organtypische Leitungsaufgaben einer Gesellschaft wahrnimmt. Er haftet zivil- und strafrechtlich weitgehend wie ein ordnungsgemäß bestellter Geschäftsführer.
Haftung folgt der Funktion, nicht dem Titel. Wer eine GmbH tatsächlich lenkt, soll sich nicht hinter einem anderen verstecken können, der nur im Handelsregister steht. Typische Konstellationen sind ein Mehrheitsgesellschafter, der die Geschäfte selbst führt, während ein Angestellter als Geschäftsführer eingetragen ist, oder ein Strohmann-Geschäftsführer, der nur unterschreibt, was ihm ein Hintermann vorgibt.
Ob jemand faktischer Geschäftsführer ist, entscheiden die Gerichte nach einer Gesamtschau. Maßgeblich ist, ob die Person die Geschicke der Gesellschaft bestimmt, etwa über Personal, Finanzen, Bankverbindungen und Verträge. Im Zivilrecht verlangt der BGH, dass sie über interne Weisungen hinaus durch eigenes Handeln nach außen die Geschäftsführung maßgeblich in die Hand nimmt. Im Strafrecht kommt es darauf an, ob sie gegenüber dem formalen Geschäftsführer eine überragende Stellung oder zumindest ein deutliches Übergewicht hat. Dort hat der BGH 2025 klargestellt, dass fehlendes Auftreten nach außen die Organstellung nicht ausschließt. Entscheidend ist, in welchem Umfang die Person tatsächlich organtypische Aufgaben übernommen hat (BGH, Urteil vom 27.02.2025, Az. 5 StR 287/24).
Der faktische Geschäftsführer haftet für Pflichtverletzungen gegenüber der Gesellschaft, für Zahlungen nach Insolvenzreife, für Insolvenzverschleppung und für Steuern und Sozialabgaben. Der formal bestellte Geschäftsführer wird dadurch nicht entlastet. Er bleibt verantwortlich und haftet daneben, oft wegen fehlender Kontrolle. Nicht jeder leitende Mitarbeiter mit weitreichenden Befugnissen ist faktischer Geschäftsführer. Prokuristen haften in der Regel nach ihrem Arbeitsvertrag (Prokuristen und leitende Angestellte in der D&O).
Für die D&O stellt sich eine eigene Frage. Ob ein faktischer Geschäftsführer versicherte Person ist, hängt von der Definition in der jeweiligen Police ab. Die GDV-Musterbedingungen nennen nur Mitglieder von Geschäftsführung, Vorstand und Aufsichtsrat. Manche Marktbedingungen erfassen faktische Organe ausdrücklich.
Abgrenzung:
Synonyme: faktisches Organ.
Bei Büroübergaben und in inhabergeführten Büros kommt es häufig vor, dass der frühere Inhaber nach seinem Ausscheiden weiter die Fäden zieht. Wer ohne Bestellung mitentscheidet, sollte das bewusst tun und sich entweder ordnungsgemäß bestellen lassen oder klar in eine beratende Rolle zurücktreten. Als formaler Geschäftsführer sollten Sie Entscheidungen selbst treffen und dokumentieren. Prüfen Sie, ob Ihre D&O-Versicherung auch faktische Organe als versicherte Personen erfasst.
Der Gründer eines Ingenieurbüros übergibt die Geschäftsführung an seinen Sohn, bleibt aber Mehrheitsgesellschafter. Er verhandelt weiter Großaufträge, entscheidet über Einstellungen und verfügt über die Konten. In der Insolvenz verlangt der Insolvenzverwalter von beiden Zahlungen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit zurück.
Haftungsseite: Der Vater hat die Geschäftsführung tatsächlich ausgeübt und haftet als faktischer Geschäftsführer. Der Sohn haftet als bestellter Geschäftsführer daneben.
Deckungsseite: Der Sohn ist versicherte Person. Weil der Insolvenzverwalter Ansprüche der GmbH geltend macht, kann eine Kapitalbeteiligungsklausel seinen Schutz jedoch um die Beteiligungsquote des Vaters kürzen, denn nach den GDV-Musterbedingungen zählen auch Beteiligungen von Angehörigen. Ob der Vater selbst versicherte Person ist, hängt von der Police ab. Nach den GDV-Musterbedingungen wäre er es nicht, nach manchen Marktbedingungen schon.
Eine Person, die eine GmbH tatsächlich führt, ohne dazu bestellt zu sein. Sie haftet für Pflichtverletzungen weitgehend wie ein eingetragener Geschäftsführer.
Wenn er nach einer Gesamtschau die Geschicke der Gesellschaft maßgeblich bestimmt, etwa über Finanzen, Personal und Verträge. Im Strafrecht ist ein Auftreten nach außen nicht zwingend erforderlich, im Zivilrecht verlangt der BGH dagegen in der Regel auch ein Handeln gegenüber Dritten.
Ja. Er bleibt verantwortlich und haftet neben dem faktischen Geschäftsführer, insbesondere wenn er dessen Handeln nicht kontrolliert hat.
Nur wenn die Police ihn als versicherte Person erfasst. Viele Verträge beschränken sich auf bestellte Organe, manche schließen faktische Organe ausdrücklich ein.
In der Regel nicht. Wer sich als Geschäftsführer eintragen lässt, übernimmt die Pflichten des Amts und muss die Geschäfte überwachen, auch wenn ein anderer sie tatsächlich führt.