Ein Fehler in der Statik, eine Mängelrüge oder ein plötzlich auftretender Schaden auf der Baustelle – für Architektur- und Ingenieurbüros ist ein Schadenfall immer ein Stresstest. Denn jetzt entscheidet sich, ob das Büro professionell organisiert ist: Wird der Versicherer rechtzeitig informiert? Ist die Dokumentation vollständig? Werden Fehler in der Kommunikation vermieden?
Eine Berufshaftpflichtversicherung schützt nur dann zuverlässig, wenn ein Schaden korrekt, vollständig und unverzüglich gemeldet wird. Schon kleine Fehler – wie verspätete Meldung, unvollständige Unterlagen oder eine unbedachte Äußerung gegenüber dem Bauherrn – können dazu führen, dass der Versicherer Leistungen kürzt oder verweigert. In der Praxis geht es oft um Beträge zwischen 50.000 und 500.000 €.
Damit das nicht passiert, zeigt dieser Leitfaden präzise und praxisnah, wie eine Schadenmeldung funktioniert, welche Fristen gelten, welche Unterlagen benötigt werden und warum professionelle Unterstützung in komplexen Fällen entscheidend sein kann.
Warum die korrekte Schadenmeldung für Planer so entscheidend ist
Eine korrekte Schadenmeldung stellt sicher, dass der Versicherer regulieren darf. Verspätete oder fehlerhafte Meldungen gelten als Obliegenheitsverletzung – mit dem Risiko vollständiger Leistungsfreiheit.
Für Architekt:innen und Ingenieur:innen bedeutet das: Jeder Verdachtsmoment – ob Mängelanzeige, kritische E-Mail, Abweichungsprotokoll oder Fristsetzung – kann einen meldepflichtigen Schadenfall darstellen. Wer zu spät oder falsch meldet, riskiert, umfangreiche Kosten selbst tragen zu müssen.
Typische Kostenrisiken:
- Rückbauarbeiten und Nachbesserungen
- Projektverzögerungen und Vertragsstrafen
- Personenschäden mit jahrzehntelanger Nachhaftung
- Regressforderungen mehrerer Gewerke
- Honorarrückforderungen und Vermögensschäden
Praxisbeispiel: Ein Büro ignorierte eine Mängelrüge, um „erst intern zu klären“. Die Anzeige erfolgte vier Monate zu spät. Folge: 180.000 € Eigenhaftung wegen Obliegenheitsverletzung.
Die wichtigsten Gründe für eine korrekte Schadenmeldung:
- Vermeidung von Leistungsfreiheit
- Schutz des Privatvermögens
- Entlastung durch Versicherer-Kommunikation
- Vermeidung von Projektstillständen
- Bessere Vergleichschancen
- Präzise rechtliche & technische Bewertung des Falles
Wie Sie einen Schaden richtig melden – Schritt für Schritt
Ein Schaden muss sofort dokumentiert, gesichert, nicht kommentiert und vollständig an den Versicherer übermittelt werden. Die ersten 24 Stunden sind entscheidend.
Die 7 entscheidenden Schritte:
- Beweise sichern
Fotos, Videos, Pläne, Baustand, Messwerte, Zeugen. - Baustopp prüfen
Eingreifen, wenn Gefahr im Verzug ist. - Schadenprotokoll erstellen
Chronologie, Beteiligte, Beschreibung. - Keine Schuldeingeständnisse
Neutral bleiben: keine Ursachenbewertung, keine Haftungsübernahme. - Unterlagen vollständig zusammenstellen
Pläne, Verträge, E-Mails, Gutachten, Prüfbemerkungen. - Schaden beim Versicherer melden
Unverzüglich, schriftlich, strukturiert. - Weitere Schritte abstimmen
Nur das tun, was der Versicherer oder Makler freigibt.
Musterformulierung – „Schadenmeldung Berufshaftpflicht“
Betreff: Schadenmeldung – Berufshaftpflicht / Projekt [Name]
Hiermit melde ich einen möglichen Haftpflichtschaden gemäß VVG unverzüglich.
Beschreibung des Vorfalls:
– Datum / Uhrzeit der Kenntnis
– Beteiligte Personen
– Art des vermuteten Fehlers
– Bisherige Auswirkungen
Beigefügte Unterlagen:
Pläne, Protokolle, Fotos, E-Mails, Chronologie.
Bitte bestätigen Sie den Eingang und geben Sie mir die weiteren Schritte vor.
Diese Vorlage wird von Versicherern regelmäßig akzeptiert.
Fristen: Wie lange hat man Zeit?
Schäden müssen unverzüglich, in der Praxis innerhalb von 7 Tagen, gemeldet werden.
Die wichtigsten Fristen kompakt:
|
Thema |
Frist |
Besonderheiten |
|
Schadenmeldung |
sofort / 7 Tage |
sonst Gefahr der Leistungsfreiheit |
|
Nachhaftung |
meist 5 Jahre |
abhängig von Altverträgen |
|
Personenschäden |
bis 30 Jahre |
längste Verjährungsfristen |
|
Versichererwechsel (Verstoßprinzip) |
Zeitpunkt der Fehlerverusachung entscheidend |
nicht Zeitpunkt des offensichtlich werdens |
Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden
Die meisten Probleme entstehen nicht durch den Fehler selbst, sondern durch die fehlerhafte Meldung.
Die 6 größten Fehler:
- verspätete Meldung
- unvollständige Unterlagen
- direkte Kommunikation mit Geschädigten
- Schuldeingeständnisse
- eigenmächtige Zahlungen
- interne Chaos-Prozesse
Praxisbeispiel: Ein Büro dokumentierte jede Abstimmung präzise – Ergebnis: vollständige Abwehr eines Anspruchs. Ein anderes Büro hatte kaum Nachweise – Ergebnis: 80.000 € Eigenhaftung.
Wann professionelle Unterstützung sinnvoll ist
Bei hohen Summen, komplexer Technik, drohender persönlicher Haftung oder Streit zwischen Gewerken ist Unterstützung sinnvoll.
Typische Situationen:
- große Schadenvolumina
- unklare technische Ursachen
- drohende Vertragsstrafen oder Honorarverluste
- Versichererwechsel (Nachhaftung prüfen)
- parallele rechtliche Auseinandersetzungen
- Unsicherheit, wie viel man kommunizieren darf
Professionelle Begleitung durch einen spezialisierten Makler verhindert nachweislich das Risiko der Eigenhaftung – häufig allein durch saubere Dokumentation, Stringenz in der Kommunikation und strukturierte Argumentation. Grundsätzlich gilt, dass ein spezialisierter Makler Sie als Teil seiner Betreuung rundum die Abwicklung eines Schadens federführend untertsützt.
Datenschutz & Vertraulichkeit im Schadenfall
Nur zwingend notwendige Unterlagen dürfen übermittelt werden. DSGVO und § 28 VVG sind zwingend zu beachten.
Datenschutz im Schadenfall: Übermittlung nur der Unterlagen, die zur Prüfung erforderlich sind – nicht mehr.
Vertragsrechtliche Details & Pflichtverletzung
Die §§ 30–31 VVG verpflichten zu vollständigen und wahrheitsgemäßen Angaben.
Definition Obliegenheitsverletzung: Verstoß gegen Pflichten, der den Versicherer zur Leistungskürzung bis −100 % berechtigt.
Aufbau eines Schadenmanagements im Büro
Eine gute interne Struktur verhindert Fehler und spart Kosten.
Die 6 Bausteine:
- klare Zuständigkeiten
- standardisierte Schadenprotokolle
- definierte Dokumentationswege
- Checklisten
- Fristenmanagement
- regelmäßige Schulungen
Fazit
Eine korrekte Schadenmeldung ist der stärkste Hebel, um Versicherungsschutz, Liquidität und Reputation zu sichern. Wer früh, sauber dokumentiert und klar kommuniziert, verhindert Deckungslücken und beschleunigt die Regulierung.
Professionelle Unterstützung wird besonders wertvoll, wenn Fälle komplex, teuer oder technisch anspruchsvoll sind.
Kurz gesagt:
Die richtige Schadenmeldung entscheidet darüber, ob ein Fehler ein Problem wird – oder nur eine Fußnote im Projekt.
FAQs
Wie melde ich einen Schaden?
Schriftlich und unverzüglich – mit vollständigen Unterlagen.
Welche Unterlagen braucht der Versicherer?
Pläne, Verträge, Fotos, Schriftverkehr, Gutachten, Chronologie.
Kann ich rückwirkend einen Berufshaftpflichtschaden melden?
Ja – solange kein Vorsatz vorlag.
Wer muss einen Berufshaftpflichtschaden melden?
Immer das Planungsbüro selbst.
Sie haben einen akuten Schadenfall und wünschen Unterstützung?
Kontaktieren Sie uns jetzt und wir unterstützen Sie.
