Buchführungspflicht

Definition

Die Buchführungspflicht verpflichtet den Geschäftsführer, für eine ordnungsgemäße Buchführung der GmbH zu sorgen (§ 41 GmbHG). Verletzt er sie, haftet er vor allem der Gesellschaft. Gegenüber dem Finanzamt und in der Insolvenz kann sie zusätzlich persönliche Folgen haben.

Erklärung / Hintergrund

Jede GmbH ist als Kaufmann zur Buchführung und zur Aufstellung des Jahresabschlusses verpflichtet (§§ 238, 242 HGB). Hinzu kommen steuerliche Aufzeichnungspflichten (§§ 140 ff. AO). Die Verantwortung trägt jeder Geschäftsführer. Er darf die Arbeit an Mitarbeiter oder einen Steuerberater übertragen. Er muss sie aber auswählen, überwachen und sich regelmäßig berichten lassen. Bei mehreren Geschäftsführern bleibt eine Pflicht zur Überwachung auch nach einer Ressortverteilung bestehen.

Die Buchführung ist mehr als eine Formalie. Sie ist die Grundlage, um die Lage des Unternehmens zu erkennen. Ohne sie kann der Geschäftsführer weder eine Zahlungsunfähigkeit noch eine Überschuldung zuverlässig prüfen. Auch die Pflicht zur Verlustanzeige setzt aktuelle Zahlen voraus.

Verletzt der Geschäftsführer die Buchführungspflicht, hat das mehrere Folgen:

• Innenhaftung: Er haftet der Gesellschaft nach § 43 Abs. 2 GmbHG für Schäden, etwa Steuernachzahlungen, Säumniszuschläge oder Kosten einer nachträglichen Aufarbeitung.
• Steuerhaftung: Gegenüber dem Finanzamt hat er die steuerlichen Pflichten der GmbH zu erfüllen (§ 34 AO). Verletzt er sie vorsätzlich oder grob fahrlässig, haftet er persönlich (§ 69 AO).
• Insolvenz: Fehlt eine ordentliche Buchführung, kann sich der Geschäftsführer im Streit mit dem Insolvenzverwalter kaum entlasten. Nach der Rechtsprechung kann die Insolvenzreife dann nach den Grundsätzen der Beweisvereitelung als bewiesen gelten.
• Strafbarkeit: Mangelhafte Buchführung oder fehlende Bilanzen sind strafbar, wenn die Gesellschaft ihre Zahlungen einstellt, das Insolvenzverfahren eröffnet wird oder der Antrag mangels Masse abgewiesen wird (§§ 283, 283b StGB). Strafbar ist auch fahrlässiges Handeln.

Eine Außenhaftung gegenüber Gläubigern lässt sich aus § 41 GmbHG nach der Rechtsprechung nicht ableiten, weil die Norm kein Schutzgesetz für einzelne Gläubiger ist. Gläubiger sind eher über die Haftung wegen Insolvenzverschleppung geschützt.

Abgrenzung:

• Buchführung vs. Krisenfrüherkennung: Die Buchführung erfasst, was geschehen ist. Die Krisenfrüherkennung blickt nach vorn, etwa mit einer Liquiditätsplanung.
• Handelsrechtliche vs. steuerliche Buchführung: Beide Pflichten treffen die GmbH. Die handelsrechtliche Pflicht gilt zugleich steuerlich (§ 140 AO). Bei der steuerlichen Pflicht droht dem Geschäftsführer die persönliche Haftung nach der Abgabenordnung.

Synonyme: Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung, Verletzung der Buchführungspflicht.

Praxisrelevanz

Lassen Sie sich monatlich eine betriebswirtschaftliche Auswertung vorlegen und lesen Sie sie. Achten Sie darauf, dass Belege zeitnah gebucht werden und Jahresabschlüsse fristgerecht vorliegen. Regeln Sie die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater schriftlich. Wie Sie als Geschäftsführer Ihre Pflichten organisieren, erklären wir in den Seminaren unserer Seminarbibliothek.

Praxisbeispiel

Ein Architekturbüro arbeitet die Buchhaltung über ein Jahr nicht auf, weil die zuständige Mitarbeiterin ausgefallen ist. Der Geschäftsführer kümmert sich nicht darum. Als die GmbH Insolvenz anmeldet, liegen für das letzte Jahr weder Buchungen noch eine Bilanz vor. Der Insolvenzverwalter verlangt vom Geschäftsführer 190.000 Euro für Zahlungen nach Insolvenzreife.

Haftungsseite: Der Verwalter muss den Zeitpunkt der Insolvenzreife darlegen. Weil die Buchhaltung fehlt, kommen ihm Beweiserleichterungen zugute. Das Verschulden des Geschäftsführers wird bei § 15b InsO ohnehin vermutet. Der Geschäftsführer kann kaum belegen, dass das Büro zu einem bestimmten Zeitpunkt noch zahlungsfähig war. Er haftet nach § 15b InsO. Wegen der nicht geführten Bücher droht zudem ein Strafverfahren (§§ 283, 283b StGB), ebenso wegen der verspäteten Antragstellung (§ 15a Abs. 4 InsO).

Deckungsseite: Nach der Rechtsprechung des BGH kann der Erstattungsanspruch auch ohne ausdrückliche Klausel versichert sein. Ein ausdrücklicher Einschluss von Ansprüchen nach § 15b InsO schafft Klarheit. Verteidigerkosten trägt der Versicherer nach den GDV-Musterbedingungen nur, wenn er die Bestellung wünscht oder genehmigt (A-6.1). Viele Marktbedingungen erweitern das, verlangen die Kosten aber bei einer Verurteilung wegen einer Vorsatztat häufig zurück. Hat der Geschäftsführer bewusst gegen das Zahlungsverbot verstoßen oder die Buchführung bewusst vernachlässigt, prüft der Versicherer den Ausschluss für wissentliche Pflichtverletzungen. Das muss er beweisen.

FAQ

Wer ist für die Buchführung der GmbH verantwortlich?

Jeder Geschäftsführer. Er kann die Arbeit übertragen, muss sie aber überwachen.

Haftet der Geschäftsführer, wenn der Steuerberater Fehler macht?

Nur bei eigenem Verschulden, etwa wenn er den Berater nicht sorgfältig ausgewählt oder überwacht hat.

Können Gläubiger den Geschäftsführer wegen schlechter Buchführung verklagen?

In der Regel nicht unmittelbar. Folgen hat sie aber für die Steuerhaftung und in der Insolvenz.

Ist schlechte Buchführung strafbar?

Ja, wenn die Gesellschaft ihre Zahlungen einstellt, das Insolvenzverfahren eröffnet oder der Antrag mangels Masse abgewiesen wird.

Warum ist die Buchführung in der Krise so wichtig?

Ohne aktuelle Zahlen können Sie Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung nicht prüfen und sich später kaum entlasten.

Verwandte Begriffe

• Aufgaben und Pflichten des Geschäftsführers – alle Pflichten im Überblick.
• Ressortverteilung – wer im Team wofür zuständig ist.
• Überschuldung – deren Prüfung Zahlen voraussetzt.
• Haftung für Steuern und Sozialabgaben – die persönliche Haftung gegenüber Behörden.
• Krisenfrüherkennung – der Blick nach vorn.